Bir serbest çalışan olarak, yeteneğinizi pazarlamanın dışındaki önemli şeylerden haberdar olmalısınız. Örneğin, serbest çalışanların projeleri ustaca yönetmeleri, son teslim tarihlerini karşılamaları ve sanal ekipler arasında sorunsuz bir şekilde iletişim kurmaları gerekir. Ancak tüm bu yükümlülüklerden en yüksek öncelik daima pozitif bir nakit akışı sağlamak olmalıdır.
Zorlu ekonomik çevrimlerden geçmenizi sağlayan bu nakit akışı. Zaten aydan aya gelir dalgalanmaları konusunda endişelisiniz. Ödemelerin eksikliği, faturalarınızı ödemek ile zamanında ödeme yapmamak arasındaki fark anlamına gelebilir. Ödenmemek yatırımlar, vergiler ve emeklilik için nasıl tasarruf edeceğinizi de etkileyebilir.
Serbest meslek sahibi olarak sürekli iş akışı için günlük olarak pazarlama üzerine çalışmanız gerekirken, nakit akışını artırmak ve hızlandırmak için faturalandırma sisteminizi de mükemmelleştirmelisiniz. Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Bir profesyonel gibi nasıl faturalandırılacağınız.
Serbest çalışanlar için faturalandırma
Serbest çalışanlara yönelik bu faturalandırma rehberinin ardından ödemeyi hızlandıracak ve potansiyel olarak yeni müşteriler çekecektir.
Serbest fatura sürecinizi nasıl göndereceğiniz, alacağınız ve yöneteceğiniz konusunda eyleme geçebileceğiniz ipuçları:
Fatura Gönderme
Bir kelime işlem programı, yazıcı, zarf ve bir damgayı içeren faturalama sistemleri arkaiktir. Birini kullanmak ödemeyi günler, haftalar veya daha uzun süre erteleyebilir. Aynı zamanda zaman ve para verimsiz bir kullanımdır. Ayrıca, hataların yapılması veya faturanın karışıklıkta kaybolması riski de vardır.
Bunun yerine, serbest faturalar için çevrimiçi bir faturalandırma sistemi edinin. Müşterileriniz için verimlilik, marka fırsatları ve kolaylık sağlayan birden fazla çevrimiçi faturalandırma aracı ve platformu vardır.
Bir faturalandırma sistemi seçtikten sonra, aşağıdaki en iyi uygulamaları izleyin:
- Müşteri bilgilerini depolamak için veritabanını kullanın, böylece her fatura otomatik olarak bu bilgi için doldurulur.
- Kullanılabilir fatura şablonlarından birini kullanarak biçimlendirilmiş bir fatura oluşturun. Renkler dahil olmak üzere markanıza uyduğundan ve daha profesyonel bir görünüm için logonuzu yüklemenin bir yolunu sağladığınızdan emin olun.
- Her faturayı numaralandırın. Bu, hem sizin hem de müşterilerinizin ödenen ve ödenmemiş faturaları izlemesi için iyi bir yoldur.
- Herhangi bir uluslararası müşteriyi karşılamak için faturalardaki para birimini, vergilendirmeyi ve dili değiştirmeniz gerekip gerekmediğini belirleyin. Ülkemizdeki her Devlet için serbest meslek vergi oranlarını kontrol etmeyi unutmayın.
- Yaptığınız tüm hizmetleri detaylandırın. Tarih, saat ve proje çalışması gibi ne kadar fazla bilgi verebiliyorsanız, müşterinin fatura tutarını aynı anda alması o kadar kolay olur;
- Son ödeme tarihi ve ödeme zamanlamasıyla ilgili her türlü ücret veya indirim dahil olmak üzere ödeme kabul yöntemlerinizi ve ödeme koşullarınızı açıklayın.
- Her zaman iş ve ilişki için bir takdir notu ekleyin. Bu kişisel dokunuşu sağlamak için her ay bunları değiştirdiğinizden emin olun. Müşteriler, onlara değer verdiğinizi bilmek ister.
Faturaları Alma
Müşterilerinizin faturayı nasıl aldıkları da hızlı ödeme için çok önemlidir. Çevrimiçi bir faturalandırma sistemine geçiyorsunuz. Artık müşterilerinize, faturalarını tercihlerine göre almak için birkaç yol sunabilirsiniz. Ayrıca, çevrimiçi faturalamanın nasıl çalıştığını ve neden fayda sağlayacağını açıklamanız gerekebilir.
Faturanızı bir e-postayla göndermek en popüler yöntemlerden biridir. Bu yöntem, e-posta yazışmalarında müşterinin faturayı incelemek ve ödeme yapmak için tıklayabileceği bir düğme içerir.
Bu fatura makbuz yöntemiyle derhal ödeme alabilirsiniz, çünkü müşterinizin birkaç dakika içinde yapabileceği bir şeydir. Ayrıca, kısa mesaj yoluyla veya anında mesajlaşma yoluyla gönderilen bir bağlantı yoluyla fatura alma tercihlerini yerine getirmeyi düşünün.
Her müşterinize faturanızı nasıl almayı tercih ettiklerini sorduğunuzdan emin olun. Ardından, bunu takip edin, böylece her ay bu şekilde teslim edebilirsiniz. Bu tercih izleme bilgilerini bir yere yazın. Büyük bir müşteri listeniz olduğunda, kafa karıştırıcı olabilir (ciddi olarak, bazı müşteriler olağandışı faturalandırma uygulamaları talep eder).
Müşterileriniz, tutucunuzda olduğunuzdan aynı miktarda düzenli fatura alıyorlarsa, düzenli fatura işlevini kullanın. Ek zaman kazandırır ve müşterilerinizin her ay aynı gün faturalarını beklemelerini “eğitir”.
Faturaları Yönetme
Serbest işiniz için tüm faturalandırma sürecini otomatik hale getirebilmenizi istemiş olsanız da, gerçek şu ki süreci yönetmeniz gerekiyor. Bu, çevrimiçi faturalandırma sisteminizin de yardımcı olabileceği yerdir. Faturalarınızın en üstünde kalmayı hatırlamanız gereken bazı yönetim ipuçları:
- Müşteri bilgilerindeki değişiklikleri güncelleyin. Bu, faturaya dahil edilecek yeni kişilerin eklenmesini içerir. Bu bilgilerde güncel kalmak, faturanızın doğru kişilere ulaşmasını ve böylece ödemenin gecikmemesini sağlayacaktır.
- Belli bir gün geçtiyse ödemeyi teşvik etmek için ödenmemiş faturalar için otomatik hatırlatıcılar ayarlayın.
- Bir müşteri ödeme yaptığında otomatik bir teşekkür e-postası geliştirin. İsterseniz, onayınızı e-posta veya Slack gibi kullandığınız herhangi bir anlık mesajlaşma sistemi yoluyla göndermek isteyebilirsiniz.
- Kısa vadeli veya uzun vadeli projeler için bir sistem kurmak. Bu sistemle, müşteriniz için ekli bir sözleşme formu da ekleyin.
- Bir müşterinin faturasını bulmasına yardımcı olmak veya numarayı aramak için numaralandırma sistemini kullanın, böylece bir soruya veya endişeye cevap verebilirsiniz.
- Nakit akışınızı ne kadar aldığınızı, hâlâ olağanüstü olanı ve toplam gelirinizin ay, çeyrek ve yıla göre olduğunu görmek için mevcut raporlama yeteneklerini kullanarak izleyin. Verimliliğinizi daha fazla iş için ihtiyaç veya uygunluk durumunuzla karşılaştırabildiğiniz için bu miktarları takip etmeniz önemlidir.
- Daha fazla ödeme kabul yöntemlerini faturalandırma sisteminize entegre etme seçeneklerinizi değerlendirin. Ne kadar fazla ödeme seçeneği sunursanız, daha fazla müşteri çekme şansınız da o kadar artar. Her müşteri aynı şekilde ödeme yapmak istemez, bu nedenle çevrimiçi faturalandırma sisteminizle çalışan bir ödeme işlem ortağı eklediğinizden emin olun. Banka ve kredi kartları, ACH / e-çekler ve bulunan e-posta yoluyla yapılan ödemeleri sunabilecek bir iş ortağı bulun eşler arası ödeme araçlarıyla. Müşterileriniz bu alternatif ödeme yönteminden hoşlanıyorsa, belki de kripto para birimini kabul etmeye hazırsınız.
İş ve Nakit Akışı
Pazarlama yaklaşımlarınıza faturalandırma ve ödeme yöntemlerinizi eklediğinizden emin olun. Bu güncellenmiş işlemi, kendinizi diğer serbest çalışanlardan ayırmak için kaldıraç olarak kullanabilirsiniz. Bir serbest çalışan olarak, yeni müşterinize bu ödeme sistemini nasıl kullanacağınızı öğretebileceğinizi de belirtmek isteyebilirsiniz.
Yeni müşteriniz hala eski moda fatura ve ödeme sistemlerini kullanıyorsa, bu zaman kazandıran kesmelerle onlara uyum sağlayabilirsiniz. Ancak, ikisini de yararınız için mümkün olduğu kadar çabuk diğer sisteme dönüştürmeye çalışın. Aşamalı müşteriler, güncellenmiş faturalandırma ve ödeme sistemlerine uyması için sizi diğer serbest çalışanlar üzerinden seçebilir.
Ödeme ortaklarınız ve bu değişiklikler ücretsiz veya düşük maliyetlidir. Ayrıca, uygulaması kolay işlemleri, çalışmak, faturalamak ve ödeme almak için yepyeni bir yolla birkaç dakika içinde çalışmaya başlamanızı sağlar.
